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Blog em atualização de conteúdo 4

Essa é a legenda de uma imagem
Absenteísmo: confira estratégias para o seu RH combatê-lo

2) Em primeiro lugar precisaremos da folha de ponto no formato digital, ou seja, uma planilha Excel com todas as entradas e saídas dos funcionários para o período que você deseja saber a taxa de absenteísmo, por exemplo, se for mensal, um registro de cada dia do mês de trabalho de cada funcionário, se for anual a mesma coisa, mas lembre-se, dependendo do período que queremos analisar e do número de funcionários da empresa o arquivo pode ficar pesado , pois cada funcionário tem uma linha de registro de ponto para cada dia de trabalho, como por exemplo na tabela a seguir:

3) Geralmente essas informações são extraídas de um sistema de ponto para o Excel, pois cadastrar o ponto de funcionários em planilhas é uma tarefa árdua. A maioria dos sistemas que computam ponto de funcionários permite fazer exportações para planilhas em Excel ou formato que o Excel consegue ler, como nos mostra as imagens a seguir exibindo os ícones de alguns arquivos e a importação a partir da guia Dados no Excel.

4) Não podemos esquecer que absenteísmo é calcular a taxa de ausência do funcionário, por tanto, devemos incluir também os dias de falta dos funcionários com as informações dos horários em branco, como exemplo na planilha a seguir:

5) Sem essas informações é impossível calcular a taxa de absenteísmo de forma precisa, pois somente com uma tabela com essas informações poderemos saber quais dias houve atrasos, saídas antecipadas, almoços longos e faltas, essas análises são fundamentais para calcular a taxa de absenteísmos na empresa.

6) O próximo passo é calcular quanto foi o atraso em cada dia, exemplo: entrada as 08:16, teve 16 minutos de atraso sendo o horário de entrada as 08:00, almoço com mais de 01 hora, exemplo: 01:10 de almoço, 10 minutos de ausência e a saída antecipada, exemplo: sendo o horário de saída as 17:00 e o funcionário saiu as 16:40, resulta em 00:20 de ausência.

Observe a planilha a seguir:

Tabela

Descrição gerada automaticamente

7) Já estamos bem adiantado, mas agora nos resta totalizar o numero geral de horas de absenteísmo, incluindo atrasos, mais de uma hora de almoço, saída antecipada e também as faltas que contabilizam 8 horas por dia de falta nesse nosso exemplo, é importante lembrar que dependendo da empresa contabilizamos o absenteísmo de forma diferente, por exemplo, se a empresa trabalha sábado, se o expediente é diferente em um dia da semana, entre outas possibilidades, tudo vai implicar nas fórmulas para gerar a taxa exata de absenteísmo.

Vejamos o próximo passo, criar uma coluna com o total de horas de ausência incluindo 8 horas para cada falta, detalhe, estamos calculando a ausência, seja ela justificada ou não, por tanto compute todas as faltas, mesmo aquelas com atestado médico.

Tabela

Descrição gerada automaticamente

8) Como essa base, já podemos calcular a taxa de absenteísmo dessa empresa, usar o recurso Tabela Dinâmica do Excel é uma excelente opção para realizar esse cálculo em uma base com todas as entradas de porto dos funcionários, e mais uma vez quero te lembrar que estamos usando um exemplo de empresa que funciona de segunda a sexta-feira com horário de entrada as 8:00h da manhã e saída as 17:00h, com uma hora de almoço, das 12:00h às 13:00h, se o volume de trabalho for diferente, precisamos ajustar os cálculos na base para refletir a realidade da empresa.

A partir dessas informações, devemos descobrir o montante de horas de ausência geral de funcionários, nesse caso seria somente somar a coluna de horas de ausência que perfaz um total de 09:26h, e o total de horas que deveriam ser trabalhadas, que podemos obter com usa simples conta, neste exemplo estamos computando 5 dias com 8 horas de trabalho que perfazem o total de 40 horas que deveriam ser trabalhadas. A fórmula do absenteísmo é:

Volume total de ausência / Volume total de ausência = Taxa de absenteísmo.

No nosso exemplo ficaria assim formatando a célula do resultado para porcentagem:

09:26 / 40:00 = 23,58%

Absenteísmo: confira estratégias para o seu RH combatê-lo

2) Em primeiro lugar precisaremos da folha de ponto no formato digital, ou seja, uma planilha Excel com todas as entradas e saídas dos funcionários para o período que você deseja saber a taxa de absenteísmo, por exemplo, se for mensal, um registro de cada dia do mês de trabalho de cada funcionário, se for anual a mesma coisa, mas lembre-se, dependendo do período que queremos analisar e do número de funcionários da empresa o arquivo pode ficar pesado , pois cada funcionário tem uma linha de registro de ponto para cada dia de trabalho, como por exemplo na tabela a seguir:

3) Geralmente essas informações são extraídas de um sistema de ponto para o Excel, pois cadastrar o ponto de funcionários em planilhas é uma tarefa árdua. A maioria dos sistemas que computam ponto de funcionários permite fazer exportações para planilhas em Excel ou formato que o Excel consegue ler, como nos mostra as imagens a seguir exibindo os ícones de alguns arquivos e a importação a partir da guia Dados no Excel.

4) Não podemos esquecer que absenteísmo é calcular a taxa de ausência do funcionário, por tanto, devemos incluir também os dias de falta dos funcionários com as informações dos horários em branco, como exemplo na planilha a seguir:

5) Sem essas informações é impossível calcular a taxa de absenteísmo de forma precisa, pois somente com uma tabela com essas informações poderemos saber quais dias houve atrasos, saídas antecipadas, almoços longos e faltas, essas análises são fundamentais para calcular a taxa de absenteísmos na empresa.

6) O próximo passo é calcular quanto foi o atraso em cada dia, exemplo: entrada as 08:16, teve 16 minutos de atraso sendo o horário de entrada as 08:00, almoço com mais de 01 hora, exemplo: 01:10 de almoço, 10 minutos de ausência e a saída antecipada, exemplo: sendo o horário de saída as 17:00 e o funcionário saiu as 16:40, resulta em 00:20 de ausência.

Observe a planilha a seguir:

Tabela

Descrição gerada automaticamente

7) Já estamos bem adiantado, mas agora nos resta totalizar o numero geral de horas de absenteísmo, incluindo atrasos, mais de uma hora de almoço, saída antecipada e também as faltas que contabilizam 8 horas por dia de falta nesse nosso exemplo, é importante lembrar que dependendo da empresa contabilizamos o absenteísmo de forma diferente, por exemplo, se a empresa trabalha sábado, se o expediente é diferente em um dia da semana, entre outas possibilidades, tudo vai implicar nas fórmulas para gerar a taxa exata de absenteísmo.

Vejamos o próximo passo, criar uma coluna com o total de horas de ausência incluindo 8 horas para cada falta, detalhe, estamos calculando a ausência, seja ela justificada ou não, por tanto compute todas as faltas, mesmo aquelas com atestado médico.

Tabela

Descrição gerada automaticamente

8) Como essa base, já podemos calcular a taxa de absenteísmo dessa empresa, usar o recurso Tabela Dinâmica do Excel é uma excelente opção para realizar esse cálculo em uma base com todas as entradas de porto dos funcionários, e mais uma vez quero te lembrar que estamos usando um exemplo de empresa que funciona de segunda a sexta-feira com horário de entrada as 8:00h da manhã e saída as 17:00h, com uma hora de almoço, das 12:00h às 13:00h, se o volume de trabalho for diferente, precisamos ajustar os cálculos na base para refletir a realidade da empresa.

A partir dessas informações, devemos descobrir o montante de horas de ausência geral de funcionários, nesse caso seria somente somar a coluna de horas de ausência que perfaz um total de 09:26h, e o total de horas que deveriam ser trabalhadas, que podemos obter com usa simples conta, neste exemplo estamos computando 5 dias com 8 horas de trabalho que perfazem o total de 40 horas que deveriam ser trabalhadas. A fórmula do absenteísmo é:

Volume total de ausência / Volume total de ausência = Taxa de absenteísmo.

No nosso exemplo ficaria assim formatando a célula do resultado para porcentagem:

09:26 / 40:00 = 23,58%

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